Hoe kun je een ist-situatie goed in kaart brengen en daarna de vragen op af stemmen?

De ist-situatie waarvan? Je beschrijft de situatie zoals hij is meer niet. Daarna beschrijf je de sol-situatie de situatie zoals hij zou moeten zijn. Daarna maak je een plan om te komen van ist naar sol.

Als je het huidige proces goed in kaart brengt (schematisch werkt vaak beter dan proza), kun je kijken of er verbeterpunten in dat proces kunnen worden aangebracht.

Hak het hele proces in stukken, zodat je afgebakende activiteiten overhoudt. Die activiteiten ga je nog gedetailleerder beschrijven tot op het niveau waarbij je een activiteit niet meer kunt splitsen in acties die door meerdere personen kunnen worden uitgevoerd.

Kunnen zaken sneller, beter, goedkoper of misschien wel gestandaardiseerder. Stel jezelf kritische vragen, of nog beter laat uitleggen waarom bepaalde activiteiten gaan zoals ze gaan. In processen zit vaak veel ‘folklore’. ‘We doen het al jaren zo’ is vaak het antwoord op de vraag waarom een handeling op een bepaalde manier wordt uitgevoerd.

Vervolgens stel je de vragen wie er bij het proces betrokken zijn, de zogenaamde stakeholders. Als je veranderingen wilt aanbrengen en het budget daarvoor is beperkt, zul je samen met de stakeholders moeten bepalen wat de belangrijkste veranderingen zijn die je voor het budget kunt doorvoeren. Je zult moeten beargumenteren waarom bepaalde verbeteringen wel of niet worden uitgevoerd.

Als je weet wat je verbeteringen en veranderingen zijn, kun je de sol (gewenste) situatie beschrijven.